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Codice etico


1. INDICE
  • Premessa
2. GUIDA ALL'USO DEL CODICE ETICO
  • Descrizione del codice etico
  • Destinatari del codice etico
  • Modalità di consultazione del codice etico
3. PRINCIPI GENERALI
  • Imparzialità
  • Probità
  • Collaboratività
  • Conoscenza
  • La diversità come ricchezza
  • Prevenzione di pratica corruttiva
  • Marketing responsabile
4. REGOLE COMPORTAMENTALI
  • Tutela e cura dei beni aziendali
  • Trasparenza e completezza dell'informazione
  • Doveri dei collaboratori
  • Rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche ed altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi
  • Rapporti con organizzazioni politiche sindacali ed assistenziali
  • Rapporti con clienti e fornitori
  • Protezione del patrimonio della società
5. PRIVACY
  • Privacy
  • Tuteliamo la privacy dei nostri colleghi
  • Informazioni riservate
6. SISTEMA DI CONTROLLO
  • Correttezza in caso di potenziali conflitti di interesse
  • Controlli interni

PREMESSA

Il nostro Codice Etico Aziendale rappresenta l’integrità e l’etica che ognuno di noi pone quotidianamente nel proprio lavoro, definendo il nostro modo di operare e la reputazione aziendale da parte di chi opera in nome e per conto della società stessa.
Il Codice Etico è uno strumento volontario di autoregolamentazione che raccoglie un insieme di impegni che noi di Ploosva.com ci assumiamo nei confronti dell’azienda, dei nostri colleghi, collaboratori e di chi entra in relazione con noi. L'impegno si traduce in norme di comportamento a cui dovranno attenersi tutti coloro che, a vario titolo e con differenti responsabilità, concorrono a realizzare la missione aziendale.
Il Codice riprende le principali normative, linee guida e documenti esistenti a livello nazionale e internazionale in tema di Diritti Umani, di responsabilità sociale d’impresa e di corporate governance, in particolare fa riferimento alla Carta dei Diritti delle Nazioni Unite e alla Carta dei diritti dell’Unione Europea. In generale chi opera per conto di Ploosva.com è chiamato ad attenersi alle leggi e ai regolamenti dei Paesi in cui svolge le attività e a rispettare le norme della comunità internazionale.
Vogliamo però, andare oltre.
Attraverso il presente Codice Etico vogliamo allora esprimere con chiarezza i principi a cui si deve attenere chi lavora con noi, focalizzandoci principalmente sui comportamenti positivi che intendiamo far vivere nelle nostre attività quotidiane.
Crediamo che il comportamento propositivo di ciascuno di noi plasmi e contribuisca direttamente alla realizzazione del progetto Ploosva.
La nostra storia nasce da esperienze lavorative diverse e dall'osservazione della realtà, un desiderio di trattare le persone e le cose come noi vorremmo essere trattati: nel rispetto dell’altro, con la voglia di capirsi, con fiducia, con l’idea che insieme si può creare qualcosa di più innovativo e che duri nel tempo.
L'unione che cerchiamo tra noi e i partner deve essere di collaborazione attiva e propositiva nel risolvere problemi e trovare soluzioni, animata da onestà, lealtà ed elasticità di rapporti.
Siamo sicuri che per ognuno di noi attenersi ai principi di Ploosva.com non voglia dire altro che essere parte della costruzione di un progetto ambizioso che fonda le radici nella semplicità di riconoscere ad ogni realtà il suo valore e credere fermamente che insieme il valore si moltiplica.
Vogliamo condividere in modo chiaro un codice di comportamento comune, in modo che sia più facile confrontarci e riconoscerci parte di un progetto nonostante siamo entità diverse. Dicendoci apertamente qual è lo stile di Ploosva possiamo favorire l’adesione a quel modo di essere persone che credono nel loro lavoro e sono convinte che l'insieme potenzi il singolo.

Per questo promuoveremo una cultura aziendale che esalti la creatività individuale ma al tempo stesso il lavoro di squadra, favorendo la fiducia ed il rispetto. Desideriamo che i nostri partner commerciali partecipino attivamente nella ricerca di una crescita stabile e di lungo termine, con benefici reciproci, mantenendo un atteggiamento di apertura e positività verso nuove partnership. Un impegno che rendiamo esplicito in questo documento, in modo da consentire a chi accompagna il nostro progetto imprenditoriale di aiutarci a vigilare affinché sia portato avanti con coerenza.
Il Codice non si sovrappone e non si sostituisce alle leggi e alle altre fonti normative esterne ed interne, ma rafforza e integra i principi in cui crediamo e che promuoviamo nei rapporti interni e tra i collaboratori e i partner.

2. GUIDA ALL'USO DEL CODICE ETICO

Descrizione del Codice Etico
Il Codice definisce i principi e i modelli di condotta degli affari della Società nonché gli impegni e le responsabilità dei collaboratori. Ploosva.com agisce nella piena conformità alle leggi, nella trasparenza, correttezza e impegno professionale al fine di sviluppare il proprio valore e quello dei partner. A tale proposito il Codice fornisce informazioni in ordine alla soluzione di problemi di natura etica e commerciale. In particolare, la convinzione di agire in qualche modo a vantaggio dell’azienda non giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con tali principi. Tutte le azioni, operazioni e transazioni riferibili all’attività della Società devono essere intraprese e perseguite nel pieno rispetto della legalità, imparzialità e dei principi di leale concorrenza. Devono essere gestite nella massima correttezza, devono ispirarsi alla completezza e trasparenza dell'informazione, devono essere sostenute da riscontri documentali e devono poter essere sottoposte a verifiche e controlli. I rapporti con le Autorità devono essere improntati alla massima trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle loro funzioni istituzionali. Il Codice, insieme a tutte le altre norme, politiche e disposizioni emanate dalla Società, costituisce il programma per assicurare un'efficace percezione e rilevazione di violazioni di leggi.

Destinatari del Codice Etico
Il Codice si applica a tutti i collaboratori della Società e a tutti gli altri soggetti o società che agiscono per conto della stessa, i quali sono, pertanto, impegnati ad osservare e far osservare il contenuto del presente Codice Etico nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, nonché in occasione dello svolgimento della propria attività professionale. La Società dovrà adoperarsi per far sì che il Codice sia considerato uno standard di best practices per la condotta negli affari da parte di quei soggetti con i quali intrattiene rapporti di collaborazione su base duratura, quali consulenti ed esperti.

Modalità di consultazione del Codice Etico
Il Codice è portato a conoscenza di tutti i collaboratori, consulenti e i partner della Società. Sarà inoltre consultabile sul sito internet alla voce "codice etico". Sarà cura di Ploosva.com diffondere e far conoscere il codice etico ai suoi partner.

3. PRINCIPI GENERALI

Imparzialità
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder Ploosva.com evita ogni discriminazione in base all'età, al sesso, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori.

Probità
Nell'ambito della loro attività professionale, i collaboratori della Società sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, le normative di settore nazionali, europee ed internazionali, il Codice Etico e i regolamenti interni. In nessun caso il perseguimento dell'interesse di Ploosva.com può giustificare la loro inosservanza.

Collaboratività
Nella collaborazione con i partner ricerchiamo fluidità di informazioni, condivisione, problem solving coordinata. Apertura verso rapporti di nuove partnership. condivisione degli obiettivi.

Conoscenza
Se ognuno di noi contribuisce alla creazione di questo patrimonio o ha accesso a questo genere di informazioni di proprietà esclusiva di Ploosva.com, deve essere parimenti consapevole che la loro diffusione impropria, sia volontaria che accidentale, potrebbe minacciare la capacità dell’azienda di crescere nel tempo. Ciascuno di noi deve pertanto adoperarsi per custodirlo con la massima attenzione, divulgandolo all’esterno – ai business partner come ai distributori, ai clienti e ai fornitori – solo se strettamente necessario ed esplicitamente autorizzati a farlo nel quadro di accordi di massima confidenzialità.

La Diversità come arricchimento
Ognuno di noi crede in una cultura aperta, improntata al confronto con chi ha abitudini o modi di pensare diversi dai nostri, dove ciascuno è incoraggiato a esprimere la propria individualità perché tutto questo concorre a creare un clima di lavoro positivo e a generare benefici anche per il Gruppo. Chiunque deve, pertanto, evitare comportamenti che gli altri possono considerare offensivi e ostili indipendentemente dalle nostre intenzioni, ma soprattutto mostrando sempre rispetto e considerazione. Tutti devono sentirsi a proprio agio a presentare nuove idee e a segnalare criticità, e ognuno di noi deve favorire il coinvolgimento di tutti nell’individuazione delle soluzioni.

Prevenzione di pratiche corruttive
Un pagamento illecito per trarre un vantaggio, sia personale sia per l'azienda, non è mai ammissibile. La corruzione infatti genera altra corruzione, minaccia la credibilità delle istituzioni, altera il contesto in cui sviluppare le nostre attività di business. Per questo non sono ammesse tangenti o qualsiasi altra forma di corruzione, anche qualora fosse una consuetudine o non fosse perseguita giudizialmente. Parimenti nessuno deve mai offrire denaro e omaggi se non di modico valore ai nostri clienti, distributori o fornitori né sostenere mai spese di rappresentanza che potrebbero dar adito a sospetti di irregolarità o dare l’impressione di voler condizionare il loro operato. Infine, nessuno deve partecipare ad attività rivolte a influenzare l’attività normativa né supportare rappresentanti e/o partiti politici.

Marketing responsabile
Offriamo prodotti e servizi ispirati ai migliori standard di qualità e siamo orgogliosi di poterli valorizzare in tutti i loro punti di forza agli occhi dei nostri clienti. Le offerte sono aggiornate in tempo reale al momento della consultazione, per cui rimane che l'offerta è la migliore sul mercato in quel momento.

4. REGOLE COMPORTAMENTALI

Tutela e cura dei Beni aziendali
Avere la stessa cura dei beni aziendali come per i propri

Ciascuno di noi deve utilizzare le risorse aziendali messe a disposizione con lo stesso riguardo destinato alle proprie risorse, prestando sempre la massima diligenza per evitare furti, perdite o danneggiamenti. Ognuno di noi deve evitare l’uso improprio delle risorse aziendali per fini contrari alla legge.

Trasparenza e completezza dell'informazione
I collaboratori di Ploosva sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo che, nell'impostare i rapporti con l'azienda, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, Ploosva.com ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile.

Doveri dei collaboratori
Ploosva.com si attende dai propri collaboratori, nello svolgimento delle proprie mansioni, comportamenti eticamente ineccepibili, oltre che legalmente e professionalmente corretti, atti a rinsaldare la fiducia reciproca ed a consolidare l'immagine della Società. Si richiede, pertanto, ai collaboratori:
  • di operare con probità ed integrità nei rapporti intercorrenti fra loro, con le altre società partner, con le società concorrenti con i clienti e, in genere, con i terzi, siano essi Pubbliche Amministrazioni o soggetti privati;
  • di osservare le disposizioni legali proprie di ciascuno degli ordinamenti in cui opera la Società;
  • di evitare conflitti di interesse con la Società di appartenenza e con le altre del Gruppo e comunque, comportamenti determinanti pubblicità negativa per le stesse.

Rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche ed altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi
Tutti coloro che, a qualunque titolo, intrattengono per conto di Ploosva.com rapporti con autorità statali, governative e istituzioni pubbliche, anche comunitarie e straniere, nonché con altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi, e con le persone fisiche che li rappresentano devono operare nel costante e rigoroso rispetto della normativa vigente in Italia e nel paese in cui si svolge il rapporto, improntando la propria attività a correttezza e trasparenza.
In rapporto alle disposizioni di Legge in materia.

Rapporti con organizzazioni politiche, sindacali e assistenziali
Qualsiasi forma di ogni contributo, diretto o indiretto, a partiti, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, è vietato, tranne quelli dovuti in base a specifiche disposizioni di legge e nel rispetto delle forme, dei modi e dei contenuti in esse previsti, previa approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Società.

Rapporti con clienti e fornitori
La selezione dei fornitori e gli acquisti di beni e servizi devono avvenire nel rispetto dei principi del presente Codice e delle procedure interne, utilizzando la forma scritta e nel rispetto della struttura organizzativa. In ogni caso, la selezione deve avvenire esclusivamente sulla base di parametri obiettivi di qualità, convenienza, capacità, efficienza. Con questo intendiamo anche che desideriamo condividere i nostri valori con i nostri partner e fornitori come scritto nella nostra premessa.
A tal fine si richiede a tutti i nuovi fornitori di confermare, attraverso apposita dichiarazione, che essi operano in conformità alla Legge ed in particolare, nel rispetto dei seguenti principi:
  • operare con onestà
  • evitare conflitti di interesse
  • conformarsi al Codice per la protezione dei dati personali (D.Lgs. n. 196/2003)
  • assicurare integrità del personale ed un ambiente di lavoro salubre. 


Protezione del patrimonio della società
Ogni collaboratore ha la responsabilità della conservazione e della protezione dei beni e degli strumenti che gli sono personalmente affidati per il lavoro e deve contribuire a garantire la salvaguardia dell’intero patrimonio aziendale. A tal fine egli deve prestare il massimo rispetto alle procedure operative e di sicurezza stabilite dalla Società. In ogni caso, i documenti afferenti l’attività della Società, gli strumenti di lavoro ed ogni altro bene, fisico o immateriale, di proprietà della stessa devono essere utilizzati esclusivamente per la realizzazione dei fini istituzionali della Società e con le modalità da essa fissate. Non possono essere usati dal collaboratore per scopi personali né essere da lui trasferiti o messi a disposizione, anche temporanea, di terzi.

5. PRIVACY

Privacy
Per garantire la soddisfazione di chi si avvale dei nostri prodotti e servizi ognuno di noi raccoglie una quantità significativa di dati personali sui nostri clienti. Chi sceglie di condividere queste informazioni con Ploosva.com deve avere la certezza che ciascuno di noi custodisca e impieghi queste preziose informazioni con la massima cura e diligenza. Le attività di marketing e di comunicazione pubblicitaria si rivolgono a chi ne abbia dato il consenso.

Tuteliamo la privacy dei nostri colleghi
Nello svolgimento delle attività di ognuno di noi può capitare di raccogliere, utilizzare e conservare informazioni personali dei colleghi e di chi collabora con Ploosva.com; garantirne la riservatezza è una forma di rispetto verso le persone nonché un obbligo di legge. Chiunque deve impegnarsi ad impedire la divulgazione di tali dati e informazioni e ad utilizzarli esclusivamente per gli scopi per cui è stato autorizzato a gestirli.

Informazioni riservate
Le informazioni ed i documenti riservati, i dati personali dei collaboratori e dei fornitori, i progetti di lavoro, il know-how ed i processi tecnologici vanno custoditi e protetti in maniera adeguata e continua sia rispetto ai terzi sia rispetto ai colleghi che agli stessi non sono direttamente interessati. I soggetti che, per ragioni di lavoro, vi hanno accesso devono, comunque, trattarli secondo le istruzioni e le procedure fissate dal datore di lavoro. In ogni momento e, in particolare, in occasione della stipula e dell’esecuzione di contratti, il dovere di riservatezza deve essere rigorosamente osservato sia nei rapporti con terzi, sia nei rapporti con la stampa, sia nei rapporti con soggetti non abilitati alla comunicazione. I dipendenti e i collaboratori della Società si impegnano alla tutela della privacy, sia con riferimento a dati che attengono ad altri dipendenti della Società medesima, sia con riferimento a dati relativi ai clienti, ai fornitori, ai consulenti, a qualsiasi altro contraente e a tutti i soggetti che abbiano con essi rapporti aziendali, nel rispetto della legislazione vigente. Ai collaboratori di Ploosva che ne fossero in possesso, è vietato utilizzare o comunicare ad altri, senza giustificato motivo, informazioni privilegiate riguardanti strumenti finanziari, quotati in Italia o all’estero, emessi dalla controllante, da società dell’intero gruppo o da società estranee.

6. SISTEMA DI CONTROLLO

Correttezza in caso di potenziali conflitti di interesse
Nella conduzione di qualsiasi attività devono evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Con ciò si intende sia il caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa e dal bilanciamento degli interessi degli stakeholder o si avvantaggi "personalmente" di opportunità d'affari dell'impresa, sia il caso in cui i rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o delle istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione. In tale prospettiva il dipendente ed il collaboratore sono tenuti ad evitare ogni situazione e ad astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale a quelli della Società o che possa interferire ed intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell'interesse della Società medesima.
I dipendenti e i collaboratori devono quindi escludere ogni possibilità di sovrapporre o comunque incrociare, strumentalizzando la propria posizione funzionale, le attività economiche rispondenti ad una logica di interesse personale e/o familiare e le mansioni che ricoprono all'interno della Società. Ogni situazione di conflitto di interessi, anche indiretta o potenziale, deve essere tempestivamente riferita agli organi amministrativi affinché ne sia valutata la sussistenza e la gravità e possano essere esclusi o attenuati i conseguenti effetti.

Controlli interni
È politica di Ploosva.com diffondere a tutti i livelli una cultura orientata all'esercizio del controllo, caratterizzata dalla consapevolezza dell'esistenza dei controlli interni e dalla coscienza del contributo positivo che questi danno al miglioramento dell'efficienza. Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività della Società con l'obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
La responsabilità di realizzare un sistema di controllo interno efficace è comune a ogni livello della struttura organizzativa; conseguentemente tutti i collaboratori di Ploosva.com nell’ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.
Nell’ambito delle loro competenze, i dirigenti sono tenuti ad essere partecipi del sistema di controllo aziendale ed a farne partecipi i loro collaboratori.

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